Datę obowiązkowego stosowania tachografów cyfrowych wprowadza art. 27 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniającego rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i 2135/98 jak również uchylającego rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85. Przepisy tego rozporządzenia wchodzą w życie 1 maja 2006 r.

Tachografy cyfrowe muszą być zainstalowane w pojazdach, które po 1 maja 2006 roku są po raz pierwszy wprowadzane do użytkowania, są przeznaczone do wykonywania przewozów drogowych oraz mają DMC powyżej 3,5 t lub są zarejestrowane do przewozu powyżej 9 osób (łącznie z kierowcą).

Obowiązek instalacji tachografów cyfrowych w samochodach nowo wyprodukowanych (wprowadzanych do użytkowania) obowiązuje w krajach Unii Europejskiej. Do systemu tachografów cyfrowych dobrowolnie chcą przystąpić: Islandia, Lichtenstein, Norwegia i Szwajcaria. Od 2010 r. tachografy cyfrowe będą obowiązkowe również w państwach-sygnatariuszach Umowy europejskiej dotyczącej pracy załóg pojazdów wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe (AETR) z dnia l lipca 1970 r. (w tym: Rosja i Białoruś).

Tachografy analogowe będą nadal stosowane w pojazdach, które zostały po raz pierwszy zarejestrowane na obszarze Unii Europejskiej przed datą wprowadzenia obowiązku stosowania tachografów cyfrowych.

W przypadku awarii tachografu analogowego i niemożności dokonania naprawy konieczna będzie jego wymiana na tachograf cyfrowy. Obowiązek taki dotyczyć będzie w szczególności pojazdów po raz pierwszy zarejestrowanych po 1 stycznia 1996 r. (o masie powyżej 12 ton, przewożących powyżej 9 osób licząc z kierowcą (art. 2 ust. 1 lit.b rozporządzenia Rady (WE) Nr 2135/98 (zmieniającego rozporządzenie (EWG) Nr 3821/85). Jeśli będzie to technicznie niemożliwe, pojazd taki nie będzie mógł wykonywać przewozów podlegających Rozporządzeniu (EWG) Nr 3820/85.

Karta kierowcy - cechy
- kolor biały,
- imię i nazwisko kierowcy, data urodzenia, numer prawa jazdy,
- numer ewidencyjny karty,
- okres ważności 5 lat, ale nie dłużej niż okres ważności prawa jazdy posiadanego przez kierowcę,
- kierowca może posiadać tylko jedną kartę.

Karta jest wydawana na wniosek kierowcy. Na karcie kierowcy zapisywane są dane dotyczące przejazdów wykonanych przez określonego kierowcę.

Karta przedsiębiorstwa - cechy
- kolor żółty,
- nazwa i adres firmy,
- daty i numery ewidencyjne,
- okres ważności 5 lat, ale nie dłużej niż okres ważności licencji lub zaświadczenia,
- przedsiębiorstwo może posiadać tyle kart, ile jest mu potrzebne do prowadzenia działalności,
- możliwość blokowania nią danych zapisywanych w tachografie cyfrowym pojazdu wykorzystywanego przez danego przedsiębiorcę.

Dostęp do wszystkich danych umieszczonych w tachografie związanych z daną firmą w celu ich wyświetlenia, pobrania i drukowania. Przedsiębiorca ma obowiązek regularnego kopiowania danych zapisanych w tachografie cyfrowym i na karcie jego kierowcy, przechowywania tych danych w formie elektronicznej, w sposób uporządkowany i pozwalający na wykonanie kontroli pod kątem przestrzegania przepisów o czasie prowadzenia, przerwach i odpoczynku kierowców. Do porządkowania i interpretacji danych pobranych z tachografu cyfrowego i karty, przedsiębiorca musi posiadać odpowiedni program komputerowy. Funkcja blokowania danych uniemożliwia wgląd do danych innym przedsiębiorcom, którzy w ciągu roku używają tego samego pojazdu.

Karta kontrolna - cechy
- kolor niebieski,
- wydawana na wniosek organu kontrolnego,
- okres ważności: 5 lat,
- brak zdjęcia funkcjonariusza.

Karta kontrolna służy przede wszystkim do przełączania tachografu cyfrowego na tryb kontrolny i przeglądania oraz drukowania danych z tachografu i karty kierowcy, za pomocą kopiarki tachografu cyfrowego. Kontroler za pomocą swojej karty uzyskuje dostęp do wszystkich danych zapisanych w pamięci tachografu cyfrowego i na karcie kierowcy. Przy jej pomocy można także pobierać dane z tachografu cyfrowego i z karty.

Podmiotem wydającym w Polsce karty do tachografu cyfrowego jest Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. (PWPW). Formularze, opłaty, informacje na stronie internetowej www.pwpw.pl.

Karty do tachografu cyfrowego; przyjmowanie wniosków o karty, wnioski do ściągnięcia, infolinia, opłaty.
www.tachograf.pwpw.pl

Główny Urząd Miar – lista serwisów kalibrujących tachografy cyfrowe
www.gum.gov.pl

Główny Inspektorat Transportu Drogowego
www.gitd.home.pl

Instytut Transportu Samochodowego
www.its.home.pl

§ Ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o systemie tachografów cyfrowych. (Dz. U. z 2005 r. Nr 180, poz.1494);
§ Rozporządzenie Rady (EWG) Nr 3820/85 z dnia 20 grudnia 1985 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego
§ Rozporządzenie Rady (EWG) Nr 3821/85 z dnia 20 grudnia 1985 r. w sprawie urządzeń rejestrujących stosowanych w transporcie drogowym
§ Rozporządzenie Rady (WE) Nr 2135/98 z dnia 24 września 1998 r. zmieniające rozporządzenie Nr 3821/85 (Dz. Urz. WE L 274 z 9.10.1998, str. 1); § Rozporządzenie Komisji (WE) Nr 1360/2002 z dnia 13 czerwca 2002 r. dostosowujące rozporządzenie Rady (EWG) Nr 3821/85
§ Rozporządzenie (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniającego rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i 2135/98 jak również uchylającego rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85 - OBOWIĄZUJĄCE